数字化办公系统建设方案

1 系统介绍

数字化办公系统是将传统的办公系统与移动互联网及3D虚拟技术相互结合，共同为www.itccx.com打造的先进的管理办公平台。平台以业务审批为主要依托，结合实际业务，落实人权，财权，事权三权管理，进行全程有效的业务跟踪管理，对每一项工作流程的管理，从工作起始到结束每一项的环境做严格的把关、管控，并细化形成一套严密的动态监管体系。部门负责人、领导可以随时随地通过电脑、手机进行业务申报、审批、查看资金使用情况，了解工作进展动态。从项目立项开始到项目竣工，工程相关资料、费用支出随工作进展进度随时归档、避免资料、票据存放混乱、收集不及时、查找翻阅不便、利用率低等现象。

经过和信息部的深入讨论交流，采用开发+集成，不做ERP类的工作流系统，因为企业业务特性 ，做的是建立工作流程的穿针引线，关注过程是否合理有效，系统是否能落实三权管理覆盖公司内所有的工作。

建立我们的数字化办公系统门户，我们的数字化办公系统作为数据驱动中心，驱动各个部门之间的部门级应用软件。并创建协同矩阵，不同功能模块中可以进行协同办公数据处理。

协同矩阵+数据驱动中心的模式的优势在于，系统的可扩展能力和系统的二次开发集成的便捷性，系统跟企业一起学习成长，不局限于办公OA的定位，我们是一个开放包容的办公系统。

2 系统架构

系统架构是整个系统的蓝图，直接关系系统稳定性、处理能力、拓展能力、用户易用性等各个方面。根据国家关于信息系统建设的“信息资源开发利用为主线，整合资源，统筹规划，建立信息共享和业务协同机制，促进应用系统的互联互通和信息共享”的总体要求，及国家关于信息安全的相关规定

为系统建立如下系统架构：

3 系统流程

系统流程根据审批流程为主线，穿插覆盖其他专业软件模块。

同时分成若干小流程，由小循环流程组成大循环流程。

3.1审批流程

通过事权管理为主线，发起合同事权、无合同采购事权、合同审批、合同付款、报销、借款、冲抵借款审批、公文审批等。

通过审批主线，完成数据采集、汇总。系统根据三权交叉数据提供审批依据支撑。时时监控审批状态实现环环相扣，滴水不漏。

3.2 资产流

资产流程分为：采购、入库登记、领用、变更、维护、报废。

采购流程和事权审批流程相关，采购事权通过后进入供应链管理的招标信息平台中进行招标流程，合同审批等一系列流程后进行登记入库。其他资产流程都需要相关的事权审批进行资产流程的运转。

3.3 供应链流程

供应链流程的流程以反向审批通过后的工作流程。产品信息的建立需要通过相关审批后方可入库作为供应链的产品库数据。供应商的入选也需要经过审批后方可进入招标信息平台查看招标信息。采购流程通过后进入招标信息发布流程后进行后续流程流转。

3.4知识管理流程

知识管理流程以自身发起流程为主，结合日常工作中的相关数据为辅组成知识的整体流程。

4 系统核心功能

4.1审批管理

审批模块可方便的与各个模块的审核、审批、有效地结合，生成符合企业需求的各种业务管理系统。以工作流技术为核心开发项目管理系统的最大特点是系统具有高度的灵活性，可以按照企业的具体需求，快速灵活的配置各种业务流程，并且在用户业务流程发生变化时，迅速的进行重组来满足客户需求。

审批为系统业务主线穿插各大功能模块之间，作为系统的数据传输带，形成业务的完整闭环。

系统特点：

l 申请人随时可以通过手机发布申请，解决传统纸质和OA办公人必须要在电脑前才能发起申请的情况；

l 领导随时随地可以通过手机进行审批，查看申请人的事项，对于资金类的申请随时可以查看申请的项目进展情况，项目预算，项目支付情况。对于超支项目进行提示；

l 财务人员根据领导审批完毕以后，进行支付，支付完毕进行归档。

4.2资产管理

资产全生命周期管理，系统可实现从资产的计划、采购、安装到资产的日常使用、维护、修理、改造，到资产变卖、清理、报废的全过程管理。系统可对变动事项进行全面记录，实现资产调拨、检修维护、拆除更新等业务的变动全过程记录，为资产的实物管理提供全面、及时的信息保障，为资产整个生命周期管理提供支持。

资产统一管理：系统可提供公司统一管理的资产目录供各下级单位引用，对资产目录的管理（增、删、改）权限集中在省公司，实现资产的统一管理。系统要实现财务部门在此基础上进行价值管理，并统一建帐，供所有相关部门查阅、统计、分析，保证在企业内所有涉及资产管理部门的资产信息是唯一的和及时的。在系统中通过共享此资产目录，各下级单位在可以直接查询、引用，确定资产的目录名称的同时确定该类资产的年折旧率、折旧年限和净残值率，并要根据资产目录实现按资产的分类对数据进行归集汇总，实现资产数据信息的分类核算、查询、分析。日常管理 : 资产卡片管理、资产录入、资产转移、资产维修、资产借用、资产启用、资产停用、 资产退出

1、日常管理 : 资产卡片管理、资产录入、资产转移、资产维修、资产借用、资产启用、资产停用、 资产退出。

2、资产盘点 : 盘点单查询、盘点单录入、盘点汇总。

3、折旧管理 : 计提折旧、折旧月报、折旧年报、资产减值准备、资产价值重估、累计折旧明细

4、报表管理 : 分类明细统计报表、部门明细统计报表、新增资产统计报表、退出资产统计报表。

5、系统管理 : 操作员/权限、部门/人员信息、资产分类编码、资产属性信息。 

4.3知识管理

    知识管理可定义为，在企业中构建一个量化与质化的知识系统，让企业中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。一句话概括为：知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。

   现各部门的资料和知识零散不集中，我们建立知识沉淀库作为我们的知识系统的数据基础 ，创造，分享，整合，存取，更新，交流的通道解决知识孤岛。

? 资料归档

根据历年项目，各部门，不同类型进行资料的整理归类存档。

? 知识列表

员工和业务部门，创建，分享知识存入知识库内，根据不同阅读级别查阅。查询功能。

? 共享审核

发起人共享知识时，设置阅读权限，然后部门负责人进行内容和权限审核。通过后发起成功。

? 阅读反馈

阅读量统计，阅读后的反馈查看。阅读记录，互动留言等。

? 知识类型管理

知识的类型管理，管理员可以进行日常维护添加，类型设计为二级分类。

例：一级为：项目资料，公司制度，培训资料，公告通知（需要审核），公文（独立审核，需要反馈），技术资料，（已归档合同查询）等。二级为：文档，视频，音频，图片等。

? 阅读权限管理

管理员设置管理不同阅读级别，在知识共享时设置阅读级别。

4.4供应链管理

通过投标管理模块，使投标方建立简洁明了的市场信息和投标清单条目，帮助用户建立企业过往投标情况、企业投标资源信息资料库等，并对它们进行管理和分析，为投标分析、投标报价和投标决策提供充分的辅助信息。

根据现有业务情况，采购和招标的信息和合同审批等相关数据没有建立互通渠道。

所以我们首先，建立供应商和产品的入库机制的建立。利用制度和信息化，管理利益相关者，产品信息。创建供应商和商品的评价机制和系统相结合。

? 产品库管理

产品信息的新建，编辑，停用，评价操作。每个产品的入库需要走审批的流程，产品信息的变更操作都具有操作记录。

? 供应商管理

供应商信息的新建，编辑，停用，评价操作。每个供应商的入围需要走审批的流程供应商信息的变更操作都具有操作记录。

? 招标信息管理

在数字化办公系统中发起审批通过，可以直接进入招标信息，发布后展示在对外的招标信息平台中。在招标信息生命期结束后，通过审批选择对应的中标厂商，进入合同建立，合同审批环节。

? 招标信息平台

此平台是针对供应商发布在外网展示的信息平台。在供应商管理平台中给供应商分配账号或在平台中注册，注册后通过审核即可使用，查看企业内部发布的招标信息，进行投标。供应商提供自己的邮箱或微信账号，以便发布招标中标等信息时及时推送到供应商。

4.5合同管理

合同管理建立在审批管理的基础之上；合同必须经过法人盖章才能生效；资金必须经过法人审批才能支付； 

合同管理模块的设计以“事权审批控制”的管理思想为指导，按照事权审批对合同进行全生命周期的管理；通过严格的合同管理流程，帮助企业控制合同费用，有效控制实际成本，为提高企业合同管理水平，降低经营风险提供支持。

4.6人力管理

   人力资源相关的信息（包括：组织规划、招聘管理、人事在职离职档案、员工履历、劳动合同、奖惩管理、办公用品、医院保险、调动管理、培训管理、绩效管理、考勤管理、领导审批等）统一管理起来。

   人力资源部现有NC人力模块上述大部分功能，此次开发需要和NC人力模块集成并开发NC模块中不方便使用和缺少的功能模块。考核为重点。

4.7 BI商业智能

全面、快速、及时、正确的反映工程项目情况，系统提供丰富的报表，从不同的视角全方位反映项目的各类情况，为项目管理与决策人员提供分析决策的第一手资料。

系统提供权限管理机制，可以针对用户权限设置用户对报表的阅读范围，并且很好地解决了B/S架构软件中报表的导出文件（WORD、EXCEL）以及打印等难题；可以定制各种工程表单、汇总表、台帐、趋势图等各种丰富美观的报表。使企业决策层以及主管部门能够方便快捷的了解项目的实际进展情况，为制定各类项目决策提供高效支持，其中分析统计的内容和方式都是多种多样的。

4.8三维虚拟档案

? 档案数字化

对于项目管理形成的纸质物理档案，通过数码相机、扫描仪、高拍仪等设备进行数字化处理，形成电子影像档案，与项目、合同、文件相关联，并建立相关数据引擎。

? 三维虚拟档案查询

三维虚拟档案模块利用三维仿真技术，形象逼真的模拟档案馆的真实场景，利用档案存放位置三维坐标化，实现档案查询精确空间定位，智能查找定位档案室、档案柜以及所在的档案柜精确位置（第几排第几列）。

ü 库房真三维虚拟仿真；

ü 实现计算机电子档案数据库与实物档案资料的一致管理，为各项业务处理系统提供信息来源、数据请求；

ü 档案存放位置三维坐标化，实现了档案查询精确空间定位；

ü 电子档案与物理档案实现无缝链接；

ü 在查询服务模块中实现了各种文件格式的挂接；

ü 智能推荐索取号功能与拟上架空间预览；

ü 基于三维装箱算法的库房智能调架；

ü 集成统计分析面板，实现库房状况概貌管理；

ü 库房剩余空间智能规划；

ü 虚拟与实景照片结合。

三维虚拟档案库

4.9移动办公

工程项目涉及的组织繁杂，要保证项目进展顺利必须保证参与项目建设的各组织间能有良好的沟通协调。

办公自动化在工程企业信息系统中起着 “地基”的作用，实现的是企业最基本的办公功能，如工作流审批、日常办公管理等，通常被定位为企业信息化建设中的基础工程。

通过计算机、平板电脑、手机、短信等方式，可实现审批人在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）、任何方式（Anyhow）的3A式现代化高效移动办公。 提升办公效率，加快办事速度。解放传统办公模式对领导的要求和束缚。

功能特点：

2 实现工作流转自动化，以工作流方式实现收发文件管理和各种日常业务自动流转；

2 支持分布式的集团管理模式，支持多级组织结构；

2 具有操作简单、表现完整的可视化工作流程自定义工具；

5技术体系

采用微软的B/S三层体系结构，将整个业务应用划分为：界面层（User Interface layer）、业务逻辑层（Business Logic Layer）、数据访问层（Data access layer）。区分层次的目的即为了“高内聚低耦合”的思想。在软件体系架构设计中，分层式结构是最常见，也是最重要的一种结构。

三层架构优点：

l 可以很容易的用新的实现来替换原有层次的实现，在后期扩展维护过程中可以实现快速系统更新。

l 有利于标准化开发，易于进行多平台对接。

l 利于各层逻辑的复用，减少系统冗余代码，增加运行效率。

l 结构更加的明确，便于进行平台管理。

6产品开发平台

办公平台基于最新的.net framework 4.5框架，采用C#语言结合SQLServer2012数据库进行后端及PC端及平台端产品，用objec-c开发ios端产品，用Java进行android端开发。采用WCF技术实现手机与电脑平台互通，数据同步。

7系统功能设计

7.1系统管理

7.1.1部门信息管理

部门管理主要实现了www.itccx.com及下属各单位的组织机构管理。该功能按照树形的层次结构对各级部门进行登记，可以实现部门的设立、修改、停用等功能。

部门管理的数据可以来自编办系统，同时也支持单位自定义，这样既可以让管理员随时掌握哪些单位是编办审批设立的、哪些单位是本机构虚拟或者临时自建的，便于对部门进行整体管理。

7.1.2人员信息管理

人员管理是对企业所有人员的部分档案信息管理（后期可逐步完善拓展为完整的档案信息管理）。人员应按照实际情况隶属于相应的部门，并可以对人员进行增加、修改、删除、调转等操作。

人员信息的数据同样可以来NC人力档案模块的数据库，并可在条件允许的情况下进行双向数据同步。

7.1.3角色权限管理

按照通用的权限设计思路，用户需要按照其不同的操作权限进行相应角色的划分，不同的角色组具有不同的权限，用户可隶属于多个不同的权限组，从而保证系统登录用户可以在系统管理员统一的授权规则下使用系统。

角色初步可以分为：

1.个人用户：所有企业员工；

2.部门领导用户：部门领导在个人用户的权限基础上可以查看部门所有人员的岗位确认信息，也可以根据实际情况代其确认。

3.单位领导用户：单位领导用户可以对部门、人员进行整体的监管。单位领导根据集团的整体组织结构，按照上下层级进行逐层监管，集团的人事管理部门和领导可以查看下面所有单位、部门、人员的整体情况。

7.1.4系统用户管理

系统用户与人员信息有所不同，系统用户是指能够登录系统的用户，而人员信息仅指所有的人员基本信息数据。系统用户同样隶属于相应的部门，同时需要分配到相应的权限组，方可正常登录使用系统。

7.1.5系统参数管理

提供众多的基础数据配置，保证系统内各项数据的统一性与关联性。如：设置合同类型、部门类型、知识类型等。

7.2项目管理系统

7.2.1项目创建

  管理员根据合同创建项目，并指定项目负责人，设置项目参与者，归属领导，设置完毕以后上报领导进行审批，领导同意以后项目设立成功。

7.3流程管理系统

7.3.1预设流程

  管理员可以根据事项进行流程设置，例如报销流程，设定以后，员工填写申请单，自动进入相关领导手中，领导审批完毕以后交与财务进行支付。

7.3.2自主流程

  对于一些无固定流程的事物，系统允许用户进行自主设置，填写申请以后，自主选择领导进行审批，审批完毕以后进行归档。

7.4系统日志

记录系统内，登陆，操作等一系列日志作为系统运行日志。